Hoe optimaliseer je je online communicatie?

Door COVID-19 moesten veel diabetesverpleegkundigen de afgelopen maanden noodgedwongen hun consulten telefonisch, per mail of via beeldbellen organiseren. Niet iedereen is bekend met de digitale wereld of heeft er affectie mee. Maar nood breekt wet en inmiddels is iedereen een stuk digitaalvaardiger.

 

Ook ik als communicatietrainer moest eraan geloven. Van de een op de andere dag vervielen al mijn fysieke trainingen. Hoewel ik aanvankelijk terughoudend was om online te gaan werken, heb ik inmiddels een compleet aanbod ontwikkeld met online trainingen, e-learnings en luisterboosts. In deze trainingen leer je ook hoe je online communicatie kunt optimaliseren.

VERBALE COMMUNICATIE

Het grootste verschil tussen fysiek en online communiceren is dat je wordt teruggeworpen op verbale communicatie, zeker als je kiest voor begeleiding via mail of WhatsApp. In de communicatie wordt ruim 90% van de informatie overgedragen via intonatie, stemgebruik en houding. Online valt een deel van deze signalen weg. Hoe kun je dit compenseren?

DOORVRAGEN

Bij online communicatie zul je vaker bewust moeten controleren of wat je ziet of hoort ook daadwerkelijk is wat de ander wil zeggen. Verbindende communicatie, reflectief luisteren en het inzetten van samenvattingen zijn hierbij behulpzaam. Meer dan bij fysieke communicatie is het belangrijk om door te vragen. Non-verbale communicatie zoals het schudden met je hoofd of het fronsen van een wenkbrauw, kunnen tijdens het beeldbellen zo maar te maken hebben met iets anders. Misschien hapert de online verbinding of heeft iemand moeite met de techniek. Spreek de interpretaties daarom uit en geef het woorden. De ander kan dan nuanceren, mocht je iets verkeerd interpreteren. Regelmatig samenvatten of reflecteren op wat je begrijpt is online nog belangrijker dan offline.

 

FUNCTIONEEL CONTACT

De grootste valkuil van online consulten is dat je te taakgericht wordt. Niet alleen jij als professional, ook je cliënt heeft die neiging. Verbinding maken met je cliënt is een belangrijk proces. Maar hoe doe je dat online? Zorg dat je voldoende tijd neemt voor ontspanning, voor niet taakgerichte onderwerpen. Want daarmee maak je verbinding. Plan daarom tijdens een consult de eerste 20% van de tijd bewust om te vragen hoe het met de ander gaat. Vervolgens ga je alleen maar luisteren, vooral actief luisteren. Laat merken dat je luistert door regelmatig een korte samenvatting of reflectie te geven. Je zult merken dat je hier de overige 80% van de tijd profijt van hebt. Enkele voorbeelden van vragen die je kunt stellen:

Hoe is het de afgelopen week gegaan met….? Welke impact hebben de coronamaatregelen op jou en je dierbaren?  Hoe probeer jij de kwaliteit van je leven te vergroten?

DE KOFFIEAUTOMAAT

Nu we massaal thuiswerken, merken medewerkers in allerlei branches (niet alleen in de zorg) dat het onderlinge contact met collega’s grotendeels wegvalt. Natuurlijk is er een mogelijkheid om online af te spreken, maar vaak zijn dat zakelijke en functionele overleggen. Het gesprekje bij de koffieautomaat of op de gang vindt online niet plaats. En juist daar ontspannen medewerkers gedurende de dag en worden lastige contacten met cliënten verwerkt.
Is het mogelijk om dit sociale contact ook online vorm te geven; het praatje pot zeg maar? Ja natuurlijk kun je het bewust inplannen, maar het voelt dan al snel gemaakt. En toch zien steeds meer organisaties het belang van verbindingssessies.

ONTSPANNING

Minder ontspanningsmomenten en de extra alertheid die online communicatie vraagt, maakt dat veel zorgprofessionals het werken op afstand als vermoeiend ervaren. Daarnaast lijkt het of we met het thuiswerken van het ene functionele contact in het andere duiken, zonder echte pauzes tussendoor te nemen. En dat kost enorm veel energie. Zorg daarom voor voldoende oplaadmomenten. Las vaker een korte pauze in, ga echt even weg achter die computer, maak een lunchwandeling of doe een mindfulness oefening tussendoor om je energie weer op te laden. Succes.

LUISTERVAARDIGHEDEN VERBETEREN?
Volg de korte luisterboost reflectief luisteren

https://persoonsgerichtegesprekken.nl/product/reflectief-luisteren-training/